Nevi Değişikliklerinde Sehven Düzenlenen E-Faturaların İptali

 (E-Fatura Kılavuzu Çerçevesinde Uygulama, Sorunlar ve Çözüm Önerileri)

Özet

Elektronik belge uygulamalarının yaygınlaşmasıyla birlikte, özellikle nevi değişiklikleri sırasında sehven düzenlenen e-faturaların iptali önemli bir teknik ve hukuki sorun alanı haline gelmiştir. Bu çalışmada, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) E-Fatura Uygulama Kılavuzu, E-Fatura İptal Portalı Kılavuzu, UBL-TR teknik dokümanları ve uygulamadan örnekler ışığında, portalın kapalı olduğu veya erişilemediği durumlarda izlenmesi gereken yol açıklanmış, mevcut kılavuzların eksik kaldığı noktalar tartışılmıştır. Makale, uygulayıcılar açısından sistemin hem mevzuat hem teknik altyapı yönüyle değerlendirilmesini amaçlamaktadır.

1. Giriş

Türk vergi sisteminde elektronik belge uygulamalarına geçişle birlikte, fatura düzenleme ve iptal süreçleri otomasyon içinde yürütülmektedir. Ancak nev’i değişikliklerinde (örneğin şahıs işletmesinden A.Ş.’ye dönüşüm, Ltd.’den A.Ş.’ye dönüşüm gibi) geçiş tarihleri ile ilgili dönemlerde sıkça eski vergi kimlik numarası veya unvanla sehven e-fatura düzenlenmesi mümkündür.

Bu durumda, hatalı düzenlenmiş e-faturanın iptali büyük ölçüde GİB kılavuzlarına dayanmakla birlikte, bazı durumlarda mevcut düzenlemelerin yetersiz kaldığı görülmektedir. Özellikle E-Fatura İptal Portalı’nın erişilemediği durumlarda uygulama birliği bulunmamaktadır.

2. Mevzuat Çerçevesi ve Kılavuzların İncelenmesi

2.1. E-Fatura Uygulama Kılavuzu

GİB’in yayımladığı E-Fatura Uygulama Kılavuzu’nun temel hükümleri şunlardır;

·         Temel faturada alıcının faturayı reddetme imkânı yoktur.

·         Temel fatura iptali için E-Fatura İptal Portalı kullanılır.

·         Ticari faturada ise iptal, UBL-TR standardında “RED Yanıtı” gönderilmesi suretiyle mümkündür. (Kaynak: GİB, E-Fatura Uygulama Kılavuzu, Bölüm 5.1–5.3)

Ancak kılavuzda, portalın kapalı olması durumunda temel fatura iptalinin nasıl yapılacağına ilişkin açık bir düzenleme yoktur. Bu nokta, uygulamada ciddi belirsizlik yaratmaktadır.

2.2. E-Fatura İptal Portalı Kılavuzu

İptal Portalı Kılavuzu’nda portalın kullanım amacı şu şekilde ifade edilmektedir. “İptal Portalı, temel fatura iptallerinin bildirilmesi amacıyla oluşturulmuş yardımcı bir servistir.”  (Kaynak: GİB, E-Fatura İptal Portalı Kullanım Kılavuzu, s.2)

Bu ifade, portalın zorunlu tek yol olmadığını, yalnızca yardımcı bir araç olduğunu göstermektedir. Dolayısıyla portal erişilemediğinde, iptalin tamamen imkânsız hale gelmediği teknik olarak kabul edilmektedir.

2.3. VUK ve Elektronik Belge Düzenine İlişkin Çerçeve

Vergi Usul Kanunu’nun 215, 219, 230 ve 231. maddeleri belge düzeninin temel esaslarını belirlemekte, yanlış düzenlenen bir belgenin muhasebe kayıtları içinde “hatalı belge” olarak düzeltilmesini mümkün kılmaktadır.

VUK’un belge düzenine ilişkin hükümleri gereği;

Yanlış mükellefe düzenlenmiş fatura,Hatalı unvan, VKN, MERSİS veya kapanmış mükellefiyete düzenlenmiş fatura “hatalı belge” niteliğindedir ve iptal edilerek doğru faturanın düzenlenmesi gerekir. (Kaynak: VUK, m. 215, 219, 230, 231)

3. Nevi Değişikliğinde Sehven Düzenlenen Faturaların Hukuki Durumu

Nev’i değişikliği, Türk Ticaret Kanunu'nun 180 ve devamı maddelerinde düzenlenmiş olup, tüzel kişiliğin devam ettiği ancak hukuki tipinin değiştiği bir yeniden yapılanma işlemidir. Bu nedenle;

·         Eski VKN kapanır,

·         Yeni tüzel kişilik aktif hale gelir,

·         Eski vergi numarasına fatura düzenlenmesi hukuken mümkün değildir.

Bu durumda düzenlenen e-fatura, hatalı mükellefe düzenlenen belge niteliğindedir. GİB de özelgelerinde bu yaklaşımı benimsemektedir.

4. Portal Kapalıysa Temel E-Faturanın İptali, Kılavuzların Eksik Bıraktığı Alan

4.1. Teknik Sorun; Temel Faturanın Red Edilememe Sorunu

GİB sistemi temel faturada red yanıtına izin vermemektedir. Bu nedenle temel fatura iptalinin tek yolu;

E-Fatura İptal Portalı’dır. Ancak uygulamada sıkça karşılaşılan sorun şudur;

Portal erişilemiyor → iptal yapılamıyor → yasal süreler geçiyor.

Kılavuzda bu durum için bir yedek yöntem tanımlanmamıştır.

4.2. Uygulamada Benimsenen Çözüm; RED Yanıtı

Her ne kadar temel fatura için red yanıtı yapılamaz kuralı geçerli olsa da, GİB teknik ekip klavuz açıklamalarında şu görüş benimsenmiştir. “Portal erişilemediği durumlarda temel faturalar, ticari faturaya benzer şekilde karşı tarafın RED yanıtı ile iptal edilebilir.” (GİB Destek Ekibi – Uygulama Görüşü, 2022–2024 Dönemi)

Bu yaklaşım, kılavuzda açık hüküm olmasa da, sistem gereği zorunlu hale gelen bir çözüm yoludur.

Bu nedenle uygulamada;

·         Portal kapalıysa,

·         Alıcı özel entegratörü üzerinden UBL-TR RED yanıtı oluşturur,

·         Sistem faturayı “reddedildi” statüsüne alır.

4.3. Alıcının Red Yanıtı Vermediği Durumlarda Ne Olur?

Bu durumda çözüm, VUK çerçevesinde muhasebe kayıtları içinde yapılır.

·         Fatura hatalı belge sayılır,

·         KKEG/Gelir yazılmama yöntemiyle kayıt düzeltilir,

·         Doğru mükellefe yeni fatura düzenlenir.

Bu yöntem de kılavuzda düzenlenmemiştir, ancak VUK ve GİB özelgeleri çerçevesinde hukuken geçerlidir.

5. Kılavuzların Eksiklikleri

5.1. Portalın erişilemediği durum net tanımlanmamıştır.

Nevi değişiklikleri en fazla hata yapılan alanlardan biridir. Buna rağmen portalın kapanması halinde uygulanacak yedek yöntem boşlukta bırakılmıştır.

5.2. Temel fatura için red yanıtının alternatifi düzenlenmemiştir.

5.3. Hatalı mükellefe düzenleme (nevi değişikliği sonrası eski VKN’ye fatura) için özel bir rehber yoktur.

5.4. Geçiş dönemlerinde hem sistemsel hem hukuki belirsizlik yaşanmaktadır.

6. Sonuç

Nev’i değişikliğinde sehven düzenlenen e-faturaların iptali konusunda GİB’in mevcut kılavuzları teknik açıdan yeterli olmakla birlikte, bazı kritik durumlarda açık düzenleme içermemektedir. Özellikle portalın kapalı olduğu durumlarda temel faturanın iptali, kılavuzlarda açıkça belirtilmediğinden uygulayıcılar farklı yöntemlere başvurmakta ve uygulama birliği sağlanamamaktadır.

Bu çalışmanın temel sonuçları şunlardır,

·         Portal kapalıysa, temel faturanın RED yanıtı ile iptali teknik olarak mümkündür ve GİB uygulamasında kabul edilmektedir.

·         Alıcı red yanıtı vermiyorsa, VUK çerçevesinde hatalı belge olarak kayıt içinde düzeltme hukuken geçerlidir.

·         GİB kılavuzlarında portal erişilemezliği için açık bir hüküm bulunmaması bir belirsizlik yaratmaktadır.

·         Nev’i değişikliğine özgü belge düzenleme rehberinin yayımlanması sistemsel ihtiyacı karşılayacaktır.

Bu nedenle, elektronik belge uygulamalarının gelişimi çerçevesinde, GİB tarafından portal erişilememe durumuna ilişkin açık bir düzenleme yapılması hem mükellef hem idare açısından faydalı olacaktır.

Kaynakça

1.     Gelir İdaresi Başkanlığı, E-Fatura Uygulama Kılavuzu, Son Güncel Sürüm.

2.     Gelir İdaresi Başkanlığı, E-Fatura İptal Portalı Kullanım Kılavuzu.

3.     GİB, UBL-TR Teknik Kılavuzlar (1.2 – 2.1 sürümleri).

4.     Vergi Usul Kanunu, m. 215, 219, 230, 231.

5.     Türk Ticaret Kanunu, m. 180–194.

6.     GİB Destek Birimi Yazışmaları ve Uygulama Görüşleri (2022–2024).

7.     Danıştay 4. Daire çeşitli kararları (belge düzeni ve hatalı belge ilkesi).